Spätestens zum 25. Mai 2018 ist die europäische Datenschutzgrundverordnung umzusetzen – auch in der bAV. Was bedeutet das für die Unternehmenspraxis und wo liegen Fallstricke? Andre Cera erläutert.
Die EU-Datenschutzgrundverordnung (kurz DSGVO) soll unsere Daten sicherer machen. Aber nicht nur das. Flankiert durch empfindliche Höchststrafen bei Verstoß (bis zu 20 Mio. Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes), sorgt die EU-Verordnung für reichlich Bewegung in den Unternehmen. Datenschützer und IT-Abteilungen gehen auf die Fachabteilungen zu, um Verarbeitungserhebungen durchzuführen, Prozessdokumentationen zu erstellen und Löschkonzepte zu erarbeiten.
Löschen – wenn nicht mehr nötig
Doch worum geht es eigentlich? Datenschutz und insbesondere Mitarbeiterdatenschutz (denn darum handelt es sich bei der bAV) ist ein ernstzunehmendes Thema. Neben den typischen Grundsätzen der Zweckbindung, der Datenminimierung, der Richtigkeit, der Integrität und Vertraulichkeit, der Rechtmäßigkeit, der Verarbeitung nach Treu und Glauben sowie der Transparenz gegenüber dem Versorgungsberechtigten ist für die Verwaltung der bAV vor allem der Grundsatz der Speicherbegrenzung von enormer Relevanz (sog. „Recht auf Löschung“, Artikel 17 DSGVO).
Personenbezogene Daten müssen demnach unverzüglich gelöscht werden, wenn sie für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt werden. Alternativ können die Daten auch anonymisiert oder pseudonymisiert (vgl. § 3 Abs. 6a BDSG a.F.) werden. Doch ab wann werden die Daten bei der betrieblichen Altersversorgung nicht mehr benötigt? Ab Eintritt des Versorgungsfalles? Im Falle einer unverfallbaren Anwartschaft ab Austritt aus dem Unternehmen, also sobald die Unverfallbarkeitsbescheinigung erstellt wurde? Unterlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen zu Zwecken der Sozialversicherungs- und Lohnsteuerprüfung 10 Jahre lang aufbewahrt werden und können in der Regel danach gelöscht werden. Gilt diese 10-Jahres-Grenze, die gegenüber der Forderung des unverzüglichen Löschens bereits eine erhebliche Ausdehnung der Datenhaltung bedeutet, auch für bAV-relevante Abrechnungsdaten?
bAV mit langen Aufbewahrungs- …
Schauen wir uns ein Beispiel an: Ein Mitarbeiter nimmt ab seinem 25. Lebensjahr am Entgeltumwandlungssystem seines Arbeitgebers im Durchführungsweg Direktzusage teil. Mit 45 Jahren heiratet er, ab Vollendung des 65. Lebensjahres bezieht er eine lebenslange Altersrente. Im Alter von 85 Jahren reicht der Ehepartner die Scheidung ein.
Auch wenn dieser Fall jetzt konstruiert wirken mag: In der Praxis kommen diese Fälle vor! Wie verhält es sich mit der Teilung der Rente im nun folgenden Versorgungsausgleich? Der versorgungsberechtigte ehemalige Mitarbeiter hat ein hohes Interesse daran, dass Einzahlungen aus den 20 Jahren vor Beginn der Ehe nicht beim Versorgungsausgleich berücksichtigt werden – vor allem dann, wenn er die Umwandlungsbeiträge während der Ehe zur Finanzierung von Eigentum oder der Ausbildung der Kinder reduziert hat.
Schon aus diesem einfachen Beispiel folgt, dass in der bAV regelmäßig lebenslange Aufbewahrungsfristen notwendig sind, damit der Arbeitgeber seinen gesetzlichen Auskunftspflichten nachkommen kann. Selbstverständlich kommt es bei der Beurteilung der Löschfristen immer auf die individuelle Ausgestaltung der Versorgungszusage an, aber gerade im Falle der Entgeltumwandlung wird die zu berücksichtigende Interessenlage des Versorgungsberechtigten häufig ähnlich gelagert sein wie in diesem Beispiel, und es ist es äußerst unglücklich, wenn der Arbeitgeber seiner Auskunfts- und Mitwirkungspflicht gegenüber dem Familiengericht nicht mehr nachkommen kann. Schlimmer noch: Ist er gegebenenfalls gar haftbar, wenn er die Ansprüche nicht mehr im Sinne des Versorgungsberechtigten auseinander dividieren kann?
Ebenso kann es passieren, dass im Rahmen der Wiederaufnahme eines abgetrennten Versorgungsausgleichsverfahrens oder eines Abänderungsverfahrens plötzlich „historische“ Daten benötigt werden, z.B. wenn das Ehezeitende im Jahr 1989 liegt und somit die Auskunft auf Basis der damals geltenden Verhältnisse zu erteilen ist (wie in einem konkreten Fall in unserem Hause gerade vorgekommen).
… und langen Verjährungsfristen
Aber nicht nur die Speicherung der Daten von Arbeitnehmern, die einen Anspruch auf betriebliche Versorgungsleistungen erworben haben, kann lebenslang erforderlich sein.
Die Daten ehemaliger Mitarbeiter können auch dann für den Arbeitgeber relevant sein, wenn der Mitarbeiter bis zum Austritt keine Ansprüche aus einer bestehenden Versorgungszusage erworben hat, zum Beispiel weil die Unverfallbarkeitsfristen gemäß § 1b BetrAVG nicht erfüllt wurden.
Auch hierzu ein Beispiel: In einem Unternehmen erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Versorgungszusage (per Betriebsvereinbarung). Ein Mitarbeiter tritt 1975 im Alter von 25 Jahren in das Unternehmen ein und verlässt es nach 5 Jahren ohne Erfüllen der gesetzlichen Unverfallbarkeitsfrist. Ein Jahr später tritt der Mitarbeiter erneut in das Unternehmen ein und verlässt es wieder nach fünf Jahren, auch diesmal ohne Erreichen einer unverfallbaren Anwartschaft (jeweils gemäß der heutigen Regelungen des § 30f BetrAVG). Nach Vollendung des 65. Lebensjahres wendet er sich im Jahr 2015 an den ehemaligen Arbeitgeber und macht seinen Anspruch auf bAV nach den Regelungen der Betriebsvereinbarung geltend. Er legt Gehaltsabrechnungen von 1975 und 1986 vor und versucht damit, eine Betriebszugehörigkeit von mehr als 10 Jahren nachzuweisen. Das Unternehmen hat die Personalakte vernichtet und die EDV-seitig gespeicherten Daten gelöscht.
An diesem Beispiel zeigt sich, dass zumindest rudimentäre Basisdaten wie Personalnummer, Name, Geburtsdatum sowie Ein- und Austrittsdaten lebenslang und sogar darüber hinaus gespeichert werden müssen. Denn nicht nur der Mitarbeiter, auch dessen Erben können gegebenenfalls noch Jahre nach dem Eintritt des Versorgungsfalles Ansprüche gegenüber dem ehemaligen Arbeitgeber geltend machen (also hier zum Beispiel im Jahr 2040 nach dem Tod des Rentners im Alter von 90 Jahren). Nicht umsonst hat der Gesetzgeber in § 18a BetrAVG eine verlängerte Verjährungsfrist von 30 Jahren für den Anspruch auf Versorgungsleistungen festgelegt.
Vieles kann anspruchsbildende Grundlage sein
Eine weitere Falle für den Arbeitgeber ergibt sich aus abgefundenen Versorgungsleistungen: Scheidet ein versorgungsberechtigter Mitarbeiter mit einer unverfallbaren Anwartschaft aus dem Unternehmen aus und wird diese später im Rahmen der Abfindungsmöglichkeiten des § 3 BetrAVG abgefunden, dann muss auch dies lebenslang dokumentiert werden. Auch hier besteht die Möglichkeit, dass der abgefundene Mitarbeiter oder seine Erben auf Basis der Anwartschaftsbescheinigung dennoch seine vermeidlichen Ansprüche Jahrzehnte später beim Arbeitgeber geltend zu machen versucht – die 30-jährige Verjährungsfrist aus § 18a BetrAVG lässt erneut grüßen!
Doch nicht nur unmittelbar auf die bAV bezogene Dokumente können relevant sein. Auch Kündigungsschreiben, Informationsschreiben zu Betriebsübergängen oder zu Umfirmierungen können bei Eintritt des Versorgungsfalles plötzlich anspruchsbildende (oder -beendigende) Grundlage sein und klären, ob bzw. wie eine betriebliche Versorgungszusage bei Umstrukturierungen von einem Unternehmen auf ein anderes übergangen ist.
Terminus bAV kommt nicht vor
Leider werden weder in der EU-Datenschutzgrundverordnung noch in der nationalen Umsetzung im Bundesdatenschutzgesetz explizit die besonderen Aufbewahrungsfristen, die sich aus den exemplarisch dargestellten Fallgestaltungen in der bAV ergeben, genannt. Die Verantwortlichen in den Unternehmen sind gut beraten, wenn sie sich neben den Gedanken zur Datenlöschung auch Gedanken dazu machen, welche Daten nicht gelöscht werden dürfen. Artikel 17 Abs. 3 b) DGSVO gibt zumindest einen dezenten Hinweis, dass es eine Ausnahmeregelung für Daten „zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert“ gibt. Damit dürften insbesondere die 30-jährige Verjährungsfrist für Ansprüche aus bAV als auch ganz besonders die Auskunftspflicht im Rahmen des Versorgungsausgleich-Verfahrens als sachliche Argumente für eine lebenslange (ggf. plus 30 Jahre) Aufbewahrungspflicht genügen, da es jederzeit dazu kommen kann, dass jahrzehntealte Daten für den Versorgungsberechtigten oder dessen Erben benötigt werden. Und auch wenn es sich so mancher Arbeitgeber wünscht: Eine Scheidung lässt sich arbeitsvertraglich leider nicht ausschließen!
Der Autor ist Aktuar und Bereichsleiter Altersversorgung, Vergütung & Controlling bei der Otto Group in Hamburg.
Von ihm sind zwischenzeitlich auf LEITERbAV erschienen:
20. September 2021:
28. November 2018:
Der Arbeitgeberzuschuss im Abrechnungssystem:
27. Juni 2018:
Der Arbeitgeberzuschuss in der Praxis:
16. April 2018:
Ein Schreckgespenst namens DSGVO
7. März 2018
Gezillmert oder nicht gezillmert…
6. Juli 2017:
Förderbetrag, 40b, Doppelverbeitragung, Dokumentation:
